Vous apporterez vos solides compétences et connaissances en matière d'administration de bureau dans un environnement de bureau de la haute direction où vous fournirez un soutien confidentiel et des services administratifs et financiers au bureau du sous-ministre adjoint, Division des opérations.
Remarque :
• La personne retenue devra se présenter sur le lieu de travail et y travailler au moins trois jours par semaine.
• Les modalités du travail hybride actuelles sont susceptibles d'être modifiées.
Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Quelles seront mes fonctions dans ce poste?
À ce titre, vous devrez :
• fournir un soutien administratif et une coordination au sous-ministre adjoint et à son attaché de direction;
• coordonner et tenir à jour les agendas du sous-ministre adjoint et de l'attaché de direction;
• planifier les réunions et les conférences;
• contrôler et mettre à jour les agendas électroniques et papier;
• produire une variété de documents sensibles et confidentiels;
• relire et réviser des documents;
• élaborer et préparer le budget, les projections financières et divers rapports;
• participer à l'élaboration des politiques et des procédures administratives et financières;
• fournir une aide aux autres membres du personnel administratif et les encadrer;
• coordonner les préparatifs de voyage du sous-ministre adjoint et de l'attaché de direction.
À quelles exigences dois-je répondre?
Jugement, capacité d'analyse, d'organisation et de résolution de problèmes :
• Vous possédez des capacités d'analyse, de raisonnement et de résolution de problèmes pratiques éprouvées afin de cerner et de corriger les problèmes de manière proactive.
• Vous savez gérer l'agenda et l'emploi du temps du sous-ministre adjoint, y compris la prise de rendez-vous, l'établissement des priorités des demandes de rendez-vous ou de réunions et la reprogrammation des réunions, au besoin.
• Vous pouvez établir des priorités, coordonner et organiser votre propre travail dans un environnement sous pression et souvent sensible au temps tout en gérant des priorités concurrentes, afin de respecter les délais avec efficacité.
• Vous savez planifier la logistique des déplacements et des réunions.
• Vous savez établir et maintenir des systèmes de classement et de rappel pour les documents électroniques et papier.
• Vous faites preuve de jugement et de discrétion pour traiter les renseignements et les demandes sensibles et confidentiels; vous coordonnez les réponses à des questions difficiles ou contentieuses.
• Vous avez le sens de l'organisation pour suivre et mettre à jour une variété d'inventaires, de bases de données et de registres (p. ex. INFO-GO, listes de distribution).
Expérience en soutien administratif :
• Vous faites preuve de compétences en matière d'organisation et de gestion du temps afin d'établir les priorités et de gérer l'emploi du temps des cadres supérieurs.
• Vous avez de l'expérience dans l'application des politiques, procédures, protocoles et pratiques administratives d'un bureau de haute direction.
• Vous avez démontré votre connaissance des directives gouvernementales en matière de frais de voyage, d'achat et d'accueil en ce qui concerne les déplacements, les acquisitions et les réunions liés au travail.
• Vous avez démontré votre connaissance des processus financiers et des activités de rapprochement pour effectuer des achats, traiter des factures et faire le rapprochement de divers états et rapports financiers.
Compétences en matière de communication interpersonnelle, orale et écrite :
• Vous pouvez rédiger et préparer une version définitive de la correspondance semi-courante de votre propre initiative ou à partir de brèves instructions verbales.
• Vous pouvez élaborer et relire des documents en veillant à leur exactitude.
• Vous êtes en mesure d'assurer la liaison, de discuter et de coordonner les activités de bureau/administratives avec divers clients internes et externes.
• Vous avez de solides compétences interpersonnelles, de la diplomatie et du tact pour répondre à toutes les demandes de manière courtoise et efficace.
• Vous pouvez travailler en équipe.
• Vous avez une bonne connaissance de la grammaire, de l'orthographe, de la structure des phrases et de la ponctuation.
Compétences informatiques et techniques :
• Vous maîtrisez l'utilisation de logiciels (p. ex. IFIS, WIN, Microsoft Office, Outlook, Internet, Online Correspondance, etc.). Vous avez de l'expérience dans l'utilisation de diverses applications informatiques pour produire une variété de documents, dont des notes de service, des documents de planification, des lettres de direction, de la correspondance, des graphiques et des présentations.
• Vous savez tenir des fichiers électroniques et gérer le courrier et les agendas électroniques.
• Vous savez utiliser les systèmes de téléconférence.
